Trước khi đi vào tìm hiểu “Tổ chức sự kiện là gì?”, “Tổ chức sự kiện cần làm những công việc gì?” Hay “Người làm tổ chức sự kiện cần phải có những gì? “ thì chúng ta phải hiểu được “SỰ KIỆN” là gì trước đã nha. Vận tải 247 nhận vận chuyển đồ tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “Sài Gòn” hỏa tốc đi toàn quốc giá rẻ và uy tín nhất.

Liên hệ: 093 24 24 247

Email: info@247logistics.com.vn

 

Miền Bắc Việt Nam là một khái niệm để chỉ vùng địa lý ở phía bắc nước Việt Nam. Tuy nhiên, tùy theo từng thời điểm lịch sử và thói quen sử dụng mà khái niệm này đôi lúc còn được dùng để chỉ các vùng lãnh thổ chính trị khác nhau một cách không chính thức.

 

 

Miền Bắc Việt Nam có thể là:

 

• Phân định địa lý đồng nghĩa với Bắc Bộ Việt Nam
• Phân định địa chính trị ở phía bắc sông Gianh (nay thuộc tỉnh Quảng Bình) (Đàng Ngoài)
• Phân định hành chính đồng nghĩa với Bắc Kỳ hay Bắc Thành của nhà Nguyễn vào thời Pháp thuộc và là một trong 3 vùng lãnh thổ chính (gồm Bắc Bộ, Trung Bộ và Nam Bộ) của Việt Nam.

 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành vận chuyển và giao nhận, phục vụ hơn 10.000 khách hàng. Chúng tôi tự hào với chất lượng sản phẩm của mình.Vận chuyển hàng hóa từ tpTp Hà Nội  đi miền Tây, miền Trung, miền Bắc.Đảm bảo nhận/giao hàng nhanh chóng, an toàn, uy tín và giá cả tốt nhất cho khách hàng.

 

Dịch vụ vận tải 247 ?

 

Bảng báo giá  vận tải, vận chuyển cho thuê xe tải – taxi tải vận chuyển đồ tổ chức sự kiện tại Hà Nội, HCM “Sài Gòn” đi nội thành và đi toàn quốc giá rẻ: 1.25 Tấn, 1.4 Tấn, 1.9 Tấn, 2.5 Tấn, 3.5 Tấn và 6 Tấn giao hàng siêu thị Big C các tỉnh Miền Bắc: Big C Thăng Long, Big C Lê Trọng Tấn, Big C Nguyễn Xiển, Big C Garden Mail, Big C Hồ Gươm, Big C Mê Linh, Big C Long Biên, Big C Nam Định, Big C Ninh Bình, Big C Thanh Hóa, Big C Hải Dương, Big C Hải Phòng, Big C Hạ Long, Big C Vĩnh Phúc, Big C Việt Trì, Big C Bắc Giang,….

 

Vận tải 247 cho thuê xe tải vận chuyển giao hàng hệ thống siêu thị: BigC, Central, Saigon Co.op, VinGroup, vinmart, vin+, vinmart plus, pico, media, thế giới di động, điên máy xanh, AEON, Mega Market, Lotte Mart, Emart, Lanchi Mart, Fivimar, Sakura,  …. Giá rẻ hỏa tốc uy tín nhất tại Hà Nôi.

 

Tây Bắc bộ (bao gồm 6 tỉnh: Lào Cai, Yên Bái, Điện Biên, Hoà Bình, Lai Châu, Sơn La). Vùng này chủ yếu nằm ở hữu ngạn sông Hồng. Riêng Lào Cai, Yên Bái đôi khi vẫn được xếp vào tiểu vùng đông bắc.

Đông Bắc bộ (bao gồm 9 tỉnh: Hà Giang, Cao Bằng, Bắc Kạn, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Phú Thọ, Bắc Giang, Quảng Ninh.)

Đồng bằng sông Hồng (bao gồm 10 tỉnh thành: Bắc Ninh, Hà Nam, Hà Nội, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thái Bình, Vĩnh Phúc.)

 

 

 

Ngoài vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng, vận chuyển hàng quá khổ quá tải bằng nhiều phương tiện chuyên dụng kết hợp đa phương thức, thì công ty vận tải chúng tôi còn sử dụng những phương tiện vận chuyển đơn thuần để vận chuyển hàng nhỏ lẻ, hàng kết hợp, hàng tiêu dùng hoặc máy móc thiết bị không quá khổ quá tải. Trong đó, loại xe tải cần phải nói đến đó là xe tải thùng mui bạt. Đây là phương tiện vận chuyển cổ điển được sử dụng có hiệu quả nhất trong việc vận chuyển hàng nhỏ lẻ, hàng kết hợp Bắc – Nam, hàng ghép toàn quốc.

 

Để tổ chức được một sự kiện thành công thì thất định không thể thiếu các loại cơ sở vật chất và thiết bị. Công ty bạn có đủ các loại trang thiết bị cần thiết nhưng lại không biết cách nào để vận chuyển chúng đến địa điểm tổ chức chương trình? Hãy để Taxi Tải Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  giúp bạn giải quyết vấn đề này với dịch vụ vận chuyển thiết bị sự kiện do chúng tôi cung cấp. Gọi điện ngay đến số điện thoại  để chúng tôi có hân hạnh được phục vụ bạn.

Một chương trình diễn ra thuận lợi và hoàng tránh thì không thể thiếu những loại thiết bị như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, thảm trải sàn, màn hình led, bục sân khấu,… Tuy nhiên, có thể thấy rằng mỗi thiết bị lại có đặc trưng riêng và cần bảo quản, vận chuyển theo phương thức khác biệt. Bạn không thể cùng chất tất cả mọi thứ lên xe hay sắp xếp không theo nguyên tắc nào. Vậy phải làm sao?

Taxi Tải Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận chuyển thiết bị sự kiện. Chúng tôi hiểu rõ tính chất của từng loại hàng hóa và có phương án vận chuyển an toàn. Chưa kể, nếu khách hàng cần thì sẽ được hỗ trợ bốc xếp, tháo dỡ một cách gọn gàng và khoa học nhất.

Vận tải 247 vận chuyển thiết bị sự kiện gì?

Xe Tải Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  vận chuyển thiết bị sự kiện nào?

+ Bàn ghế tổ chức sự kiện.

+ Dây nhung đỏ, cột inox, thảm trải sàn.

+ Dụng cụ phục vụ cắt băng khánh thành, khởi công.

+ Cổng hơi, kinh khí cầu, dù đơn, dù đôi.

+ Nhà giàn tổ chức sự kiện.

+ Thiết bị âm thanh, ánh sáng, loa đài, đèn chiếu.

+ Màn hình led tổ chức sự kiện.

+ Và tất cả những gì khách hàng yêu cầu để phục vụ cho công tác tổ chức diễn ra suôn sẻ nhất, hãy để Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  giúp bạn hoàn thiện chương trình mà không thiếu bất kỳ thứ gì.

Vận tải 247 giúp Bạn vận chuyển thiết bị sự kiện như thế nào?

 

Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  giúp bạn vận chuyển thiết bị sự kiện như thế nào?

+ Vận chuyển nhanh: Chúng tôi hiểu rõ bạn cần chuẩn bị rất nhiều trước chương trình và còn phải lắp đặt các chi tiết. Chỉ cần gọi là sẽ có mặt ngay, mọi thao tác diễn ra trong tích tắc và toàn bộ đồ sẽ được đặt đúng tại nơi bạn cần nhờ sự phối hợp ăn ý của khách hàng, nhân viên và tài xế.

+ Vận chuyển khoa học, cẩn thận: Tính chất của các loại thiết bị sự kiện là khá cồng kềnh, không theo một hình dạng cố định và khó vận chuyển. Điều này không làm khó nhân viên của chúng tôi, mọi thao tác diễn ra nhanh gọn, sắp xếp khoa học và không làm ảnh hưởng đến chất lượng của thiết bị.

+ Vận chuyển thiết bị sự kiện an toàn: Đặt tiêu chí về sự an toàn tài sản của khách hàng lên hàng đầu, do đó nhân viên bốc xếp sẽ thực hiện các thao tác một cách cẩn trọng. Đội ngũ tài xế đã có nhiều năm chuyên chở hàng hóa, thông thạo các tuyến đường và chuyển các thiết bị một cách an toàn nhất.

+ Chi phí ưu đãi: Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  liên tục có ưu đãi dành cho khách hàng sử dụng các dịch vụ. Phí vận chuyển sẽ được tính dựa vào khối lượng thiết bị, quãng đường vận chuyển và nhân lực cần thiết. Chi phí này được tính rất hợp lý để khách hàng có thể tiết kiệm được chi phí ở mức tối đa nhất.

Quy trình vận chuyển thiết bị sự kiện

Bước 1: Khách hàng liên hệ tổng đài khi có nhu cầu.

Bước 2: Nhân viên tư vấn, thu thập thông tin và báo giá cho khách hàng.

Bước 3: Ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng vận chuyển thiết bị sự kiện.

Bước 4: Kiểm tra lại tình hình thiết bị và thanh toán hợp đồng.

Ngoài dịch vụ vận chuyển thiết bị sự kiện, chúng tôi còn giúp quý khách hàng chuyển nhà, chuyển văn phòng, cho thuê xe tải và đóng gói dọn dẹp. Đặc biệt, khi khách hàng kết hợp các dịch vụ với nhau Vận tải 247 cho thuê xe tải – Nhận vận chuyển thiết bị tổ chức sự kiện từ Hà Nội, HCM “ Sài Gòn” đi toàn quốc giá rẻ. Dịch vụ vận chuyển đồ đạc tổ chức sự kiện hỏa tốc uy tín nhất  sẽ có những ưu đãi lớn. Liên hệ ngay cho cho chúng tôi để biết thêm những ưu đãi này. Tổng đài luôn mở để chào đón quý khách hàng.

 

1. Khái niệm về sự kiện?

 

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện.

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

 

Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

 

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

3. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

 

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

 

Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

4. Mục đích của tổ chức sự kiện:

 

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

 

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

5. Quy trình tổ chức sự kiện:

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.

 

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

 

Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

+ Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.

QUY TRÌNH TẠI MỘT CÔNG TY QUẢNG CÁO

 

CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO MỘT SỰ KIỆN

 

Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:

+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.

+ Nhà tổ chức sự kiện.

+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…

+ Khách mời tham gia sự kiện.

+ Khách vãng lai tham dự sự kiện

+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.

6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.

 

YÊU CẦU LAO ĐỘNG TRONG NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

– Khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.

 

– Người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó có thể thay thế con người.

– Tính tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có khả năng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.

 

– Người làm sự kiện luôn phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.

– Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.

CHÂN DUNG MỘT CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.

 

Về kiến thức

+ Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu

+ Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện

+ Có kiến thức xã hội

Về kỹ năng

+ Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.

Về khả năng

+ Khả năng sáng tạo

+ Khả năng quan sát chi tiết cao

+ Có khả năng đi xa

+ Khả năng xử lý tính huống

Về thái độ

+ Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn

+ Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)

+ Cầu tiến, biết lắng nghe

+ Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người

Tóm lại một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải hội tụ được tất cả các yếu tố sáng tạo, khả năng làm việc với cường độ, áp lực cao, khả năng làm việc nhóm, khả năng viết kế hoạch, triển khai kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….

7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.

 

– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.

 

– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

 

Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.

– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

 

Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.  Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.

– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

– Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

 

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.